Ijin Usaha Habis Masa Berlaku Saat Pelelangan

Beberapa hari terakhir ini beberapa teman pokja beberapa daerah mendiskusikan persoalan Ijin Usaha yang habis masa berlaku dimasa evaluasi penawaran. Untuk itu perlu diurai secara jernih agar tidak terjadi risiko sengketa yang merugikan para pihak. Membahas Ijin Usaha atau dokumen lain yang mempunyai masa berlaku, yang kemudian habis masa berlakunya saat pelelangan, ada beberapa kondisi yang harus diklarifikasi terlebih dulu.

Keabsahan Masa Berlaku

Kemudian dari sisi keabsahan dokumen terkait masa berlaku harus dilihat dari regulasi yang mengikat pada masing-masing dokumen. Karena fokus pertanyaan pada ijin usaha maka tentu harus dilihat dari regulasi dan Standar Operasional Prosedur (SOP) registrasi ijin usaha tersebut.

Pokja dan Penyedia juga harus memperhatikan ketentuan perpanjangan masa berlaku ijin usaha pada masing-masing ijin usaha. Contoh saja. Dalam dokumen ijin usaha tertentu ditemukan ketentuan bahwa penyedia wajib memperpanjang masa berlaku paling lambat 30 hari sebelum berakhir. Jika demikian substansinya masa berlaku ijin usaha telah berakhir 30 hari sebelum tanggal berakhir yang tertuang dalam ijin usaha.

Untuk jasa konstruksi kita juga dapat melihat Peraturan Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional Nomor : 10 Tahun 2013 Tentang Registrasi Usaha Jasa Pelaksana Konstruksi (Perlem LPJKN 10/2013).

Diantaranya pasal 41 dan 42 yang menjelaskan alur sertifikasi dan registrasi Badan Usaha. Jika dilihat dari alur proses pasal 42 ayat 4 dan 5 maka status validitas registrasi badan usaha adalah yang tertera pada situs LPJK Nasional (www.lpjk.net). Dalam hal SIKI-LPJK Nasional mengalami gangguan maka pelayanan down load dari server LPJK Nasional dapat dilakukan langsung antara petugas SIKI-LPJK Nasional melalui E-mail.

Yang ditekankan bukan surat keterangan dari asosiasi atau lembaga lain selain LPJK Nasional. Maka benar bahwa surat keterangan tidak dapat dijadikan dasar untuk menyatakan status masa berlaku ijin usaha. Yang menjadi sumber data keabsahan registrasi usaha adalah SIKI-LPJK Nasional (www.lpjk.net).

Pada website www.lpjk.net dapat dilihat informasi dari status registrasi badan usaha terdiri dari 6 status tahapan yaitu :

0. Permohonan Registrasi

1. Proses Penilaian di Unit Sertifikasi

2. Selesai Penilain di Unit Sertifikasi

3. Proses Periode Registrasi

4. Cetak Sertifikat

5. Proses Pembayaran

6. Selesai

Jika kita lihat dari sisi tahapan ini maka keabsahan yang paling ideal adalah apabila status registrasi ada pada status 6. Selesai. Namun demikian ada juga yang berpendapat bahwa jika status sudah masuk 4. Cetak Sertifikat, secara materiil legalitas teknis registrasi usaha sudah terpenuhi. Karena hanya proses cetak dan pembayaran belum dilakukan. Apapun itu menjadi sangat penting dokumen pemilihan menentukan kriteria status masa berlaku ijin usaha yang akan diterima.

Untuk itu penting bagi pokja ketika mempersyaratkan syarat masa berlaku memahami betul peraturan, kirteria, proses dan tahapan pembuatan dokumen. Jika diperlukan klarifikasi dan verifikasi maka harus diklarifikasi pada otoritas akhir yang menentukan keabsahan ijin usaha.

Batas Akhir Pemasukan

Karena ini berkaitan dengan waktu maka kita urai dari sisi waktu terlebih dahulu.

1. Kapan masa berlaku dokumen berakhir?
   
2. Kapan batas akhir pemasukan penawaran?
   

Setidaknya 2 pertanyaan ini harus bisa diklarifikasi dalam menentukan status keabsahan dokumen dalam pemenuhan persyaratan pelelangan yang akan ditetapkan dalam proses evaluasi.

Proses lelang terdiri dari beberapa tahapan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan pelelangan. Secara umum Pasal 59 ayat 2 menjelaskan jadwal pemilihan penyedia sebagai berikut :

1. pengumuman Pelelangan/Seleksi;
   
2. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Kualifikasi atau
   

Dokumen Pengadaan;

1. pemberian penjelasan;
   
2. pemasukan Dokumen Penawaran;
   
3. evaluasi penawaran;
   
4. penetapan pemenang; dan
   
5. sanggahan dan sanggahan banding.
   

Jika dicermati Standar Dokumen Pengadaan (SDP), baik sesuai dengan Perka 1/2015 maupun Permenpu 31/2015 untuk Jasa Konstruksi, batas demarkasi adalah batas akhir. Batas akhir ini ada 2 yaitu batas akhir pemasukan penawaran dan batas akhir pemasukan kualifikasi (untuk prakualifikasi).

Batas akhir ini bahkan diatur tegas konsekwensi hukumnya dalam pasal 79 ayat (2) dalam evaluasi penawaran, Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa dilarang melakukan tindakan post bidding.

Kemudian dijelaskan bahwa post bidding adalah Tindakan post bidding yaitu tindakan mengubah, menambah, mengganti dan/atau mengurangi Dokumen Pengadaan dan/atau Dokumen Penawaran setelah batas akhir pemasukan penawaran.

Dari sini dapat disimpulkan bahwa batas akhir pemasukan adalah waktu krusial dokumen pemilihan, kualifikasi dan penawaran untuk tidak boleh dilakukan perubahan. Jika pasca kualifikasi maka batas akhirnya hanya batas akhir pemasukan penawaran. Karena dokumen kualifikasi, baik disisi pokja atau penyedia, adalah bagian yang tidak terpisahkan dengan dokumen penawaran. Sedangkan pada prakualifikasi batas akhir ada pada batas akhir pemasukan kualifikasi dan batas akhir pemasukan penawaran.

Dari titik ini semoga menjadi jelas batasan keabsahan dokumen dapat diterima dan memenuhi persyaratan, serta segala persyaratan tidak dapat dilakukan perubahan. Baik perubahan isi, perlakuan dan ketentuan apapun.

Evaluasi Masa Berlaku

Setelah keputusan tentang kriteria keabsahan dan tata cara menentukan pemenuhan persyaratan keabsahan registrasi badan usaha telah ditetapkan dengan jelas, baru kita kaitkan dengan aspek waktu atau jadwal pelaksanaan.

Persyaratan mutlak adalah dokumen harus memenuhi syarat keabsahan sejak batas akhir pemasukan kualifikasi/penawaran. Jika dokumen ternyata masa berlakunya sudah expired sebelum batas akhir pemasukan maka pada saat evaluasi dokumen tersebut dapat digugurkan.

Dalam Perka 1/2015 tentang e-Tendering disebutkan bahwa Pokja ULP dapat melakukan perubahan jadwal tahap pemilihan dan wajib mengisi alasan perubahan yang dapat dipertanggungjawabkan. Ini menandakan bahwa potensi masa berlaku ijin usaha sejak batas akhir pemasukan penawaran hingga tandatangan kontrak mungkin saja terjadi salah satunya akibat perubahan jadwal.

Kutipan Perka 1/2015 tentang e-Tendering

    Membatasi masa berlaku dokumen pada masa evaluasi penawaran mengakibatkan ketidakadilan dan gugatan. Jika terjadi kondisi tertentu, proses evaluasi penawaran harus diperpanjang dan melewati batas akhir masa berlaku ijin usaha, maka penyedia yang tadinya memenuhi syarat harus digugurkan. Tentu penyedia keberatan.

Pada standar dokumen pengadaan klausul penetapan pemenang disebutkan bahwa jika terjadi keterlambatan penetapan pemenang maka masa berlaku penawaran dapat diperpanjang. Dan ini tidak dianggap postbidding.

Lalu bagaimana dengan habisnya masa berlaku ijin usaha. Karena masa evaluasi penawaran dan penetapan pemenang bersifat tidak tetap maka tugas Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memastikan saat tanda tangan kontrak. Artinya jika sebelum batas akhir pemasukan penawaran dokumen masih berlaku, kemudian ditengah proses didapati habis masa berlaku, maka sebelum tandatangan kontrak dokumen harus dipastikan sudah sah dan berlaku. Jika tidak maka kontrak yang ditandatangani berpotensi dianggap batal karena melanggar peraturan. PPK dapat menolak penetapan pemenang melalui Pengguna Anggaran (PA).

Sebagai langkah perbaikan, dokumen Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) sebaiknya dimasukkan klausul seperti SDP Permenpu 31/2015. Pada bagian Penunjukan Penyedia Barang/Jasa ditambahkan tahapan Rapat persiapan penandatanganan kontrak. Ditahap ini salah satunya memverifikasi kembali masa berlaku ijin usaha.

Simpulan atas artikel ini adalah :

1. Ijin usaha yang habis masa berlakunya, sesuai SOP dan Peraturan terkait penerbitan ijin usaha, sebelum batas akhir pemasukan penawaran maka digugurkan pada saat evaluasi penawaran.
   
2. Ijin usaha yang masa berlakunya habis setelah batas akhir pemasukan penawaran tidak dapat digugurkan pada saat evaluasi penawaran. Namun dapat ditolak PPK pada saat persiapan penandatanganan kontrak jika belum dapat menunjukkan ijin usaha yang berlaku.
   
3. Dalam menyusun tata cara evaluasi harus ditegaskan kriteria masa berlaku dokumen/ijin usaha yang dianggap memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat.
     
   Sumber : https://samsulramli.com/ijin-usaha-habis-masa-berlaku-saat-pelelangan/